Sponsors vinden

Een geschikte sponsor helpt je feest of evenement vooruit met geld, materiaal of diensten. Daar staat een duidelijke tegenprestatie tegenover. Begin daarom met twee vragen: wat heeft je organisatie nodig, en waarom zou een bedrijf jouw initiatief willen steunen?

Zoek bedrijven die bij je evenement passen

Maak een gerichte lijst van lokale handelaars, leveranciers en ondernemingen die aansluiten bij je publiek. Voor een buurtfeest kunnen winkels uit de omgeving interessant zijn. Een studentenvereniging kan ook kijken naar bedrijven die studenten als klant of toekomstige medewerker willen bereiken.

Vraag binnen je vereniging wie al contacten heeft. Noteer per kandidaat de contactpersoon, de mogelijke aansluiting en de datum waarop je contact opneemt. Begin ruim vóór je drukwerk en communicatie vastliggen. Het stappenplan voor sponsoring van Cultuurloket helpt je om je aanpak voor te bereiden.

Leg persoonlijk contact

Stuur een korte, gerichte mail of bel de verantwoordelijke. Vertel welk evenement je organiseert en waarom je juist dit bedrijf aanspreekt. Vraag of je een voorstel mag bezorgen en wanneer je daarop kunt terugkomen.

Schrijf een helder sponsorvoorstel

Een beknopt voorstel maakt snel duidelijk wat je vraagt en aanbiedt. Neem daarin op:

• Je evenement: concept, datum, locatie en organisator.
• Je publiek: wie je wilt bereiken en hoeveel bezoekers je verwacht.
• Je vraag: een financiële bijdrage, materiaal, producten of diensten.
• De tegenprestatie: concrete vermeldingen, activiteiten of toegangstickets.
• De opvolging: contactpersoon, beslismoment en praktische deadlines.

Onderbouw bereikcijfers met eerdere edities of beschikbare statistieken. Organiseer je voor het eerst? Benoem bezoekersaantallen dan als verwachtingen en leg uit waarop je die baseert. Gebruik eventueel de uitleg van Cultuurloket over een sponsorvoorstel op één pagina om je verhaal overzichtelijk te houden.

Bied voordelen die je kunt waarmaken

Stem je aanbod af op wat het bedrijf belangrijk vindt. Denk aan zichtbaarheid op affiches, een vermelding op sociale media, een standplaats of tickets voor medewerkers.

Maak elke belofte concreet: waar verschijnt het logo, hoe vaak vermeld je de sponsor en wanneer gebeurt dat? Een drukker kan bijvoorbeeld affiches leveren in ruil voor een afgesproken logovermelding. Bereken ook wat jouw tegenprestaties kosten, zodat de samenwerking voldoende oplevert voor je evenement.

Leg afspraken vast en toon het resultaat

Bevestig schriftelijk de bijdrage, tegenprestaties, levering of betaling en deadlines voor logo’s. Spreek ook af wat er gebeurt bij uitstel of afgelasting.

Bedank sponsors na afloop persoonlijk. Bezorg foto’s van hun zichtbaarheid, gerealiseerde bezoekersaantallen en beschikbare communicatiecijfers. Vraag hoe zij de samenwerking ervaren hebben en bespreek tijdig of een volgende editie opnieuw interessant is.