Van een studentenfuif tot een buurtfeest: een geslaagd evenement vraagt om een goede voorbereiding. Partysponsors.be is een blog over feestorganisatie en evenementensponsoring in België. Je vindt hier praktische informatie voor verenigingen, studentenkringen, vrijwilligers en iedereen die voor het eerst een evenement organiseert.
Of je nog ideeën verzamelt of al volop voorbereidt, een duidelijk vertrekpunt helpt je verder. Ontdek de artikelen en zet de volgende stap naar jouw evenement.
Breng structuur in je voorbereiding met praktische informatie over planning, taakverdeling en de uitvoering van je evenement.
Ontdek hoe je passende sponsors benadert, een helder voorstel maakt en afspraken over ondersteuning vastlegt.
Denk vooraf na over kosten, inkomsten en onverwachte uitgaven, zodat je onderbouwde keuzes kunt maken.
Informatie voor verenigingen, studentenkringen en vrijwilligers die een feest of evenement voorbereiden.
Bepaal eerst het doel, de doelgroep en de gewenste omvang. Maak daarna een voorlopige begroting, onderzoek geschikte locaties en verdeel de verantwoordelijkheden. Werk je planning uit in een draaiboek met taken en deadlines.
Zoek bedrijven die aansluiten bij je doelgroep, locatie of thema. Maak een persoonlijk voorstel waarin je uitlegt wat je organiseert, welke ondersteuning je zoekt en wat je daarvoor kunt bieden. Denk naast geld ook aan materiaal, diensten of prijzen.
Noteer verwachte kosten voor onder meer locatie, techniek, materiaal, aankleding, promotie en verzekering. Zet daar mogelijke inkomsten uit tickets, sponsoring en verkoop tegenover. Maak onderscheid tussen bevestigde en geschatte bedragen en voorzie ruimte voor onverwachte uitgaven.
Kies kanalen waar je doelgroep actief is en communiceer duidelijk over datum, locatie, programma en tickets. Maak een communicatieplanning en vraag betrokken verenigingen, deelnemers en sponsors om je berichten te delen.
De deuren gaan open, de eerste bezoekers schuiven aan en aan de toog raakt het wisselgeld op. Intussen vragen drie helpers waar ze nodig zijn. Met...
Lees meer →
Een zaal vol feestmateriaal lijkt handig, tot je na afloop twintig ongebruikte stoelen moet inladen en niemand weet waar de gehuurde kabels liggen. Goed...
Lees meer →
Een sterke affiche helpt weinig als ze op de verkeerde plek hangt. Hetzelfde geldt voor een bericht op sociale media: veel bereik is pas nuttig als je de...
Lees meer →
De laatste bezoekers zijn vertrokken, de zaal is opgeruimd en de vrijwilligers kunnen eindelijk uitblazen. Toch blijft er nog een belangrijke taak over: je...
Lees meer →
Een sponsor wil je fuif steunen met een geldbedrag. Een drukker biedt gratis affiches aan en een verhuurder stelt verlichting ter beschikking. Drie...
Lees meer →
De zaal is beschikbaar, de dj heeft bevestigd en de eerste vrijwilligers staan klaar. Controleer nu of je plannen ook passen binnen de regels voor die...
Lees meer →