Promotie en communicatie

Een geslaagd feest begint met mensen die weten waarom ze erbij willen zijn. Goede promotie maakt je evenement zichtbaar, terwijl duidelijke communicatie bezoekers helpt om tickets te kopen en hun bezoek te plannen. Met een haalbare aanpak kom je ook als kleine vereniging of beginnende organisator ver.

Bepaal je publiek en je boodschap

Wie wil je bereiken: buurtbewoners, studenten, gezinnen of leden van je vereniging? Kies vervolgens wat jouw evenement aantrekkelijk maakt. Een betaalbare fuif vraagt een andere boodschap dan een gezinsnamiddag met kinderanimatie.

Verzamel alle basisinformatie op één centrale evenementpagina: datum, locatie, programma, prijs, bereikbaarheid en contactmogelijkheid. Laat affiches, berichten en nieuwsbrieven steeds naar die pagina verwijzen. Zo kun je wijzigingen op een vaste plek bijhouden.

Plan je promotie en sociale media

Kies kanalen die je doelgroep gebruikt en die je team kan onderhouden. Combineer bijvoorbeeld berichten op sociale media met affiches bij lokale handelaars, de nieuwsbrief van je vereniging en de gemeentelijke activiteitenagenda.

Via de UiTdatabank kun je publieksactiviteiten gratis invoeren voor verspreiding via UiTinVlaanderen en andere agenda’s.

Maak een eenvoudige communicatiekalender:

• Bij de aankondiging: vertel wat je organiseert, voor wie en wanneer de ticketverkoop begint.
• Tijdens de verkoop: deel programmaonderdelen, voorbereidingen en antwoorden op veelgestelde vragen.
• Vlak voor het evenement: herhaal praktische informatie en vermeld de werkelijke ticketbeschikbaarheid.

Wissel uitnodigingen af met korte video’s, een blik achter de schermen en een voorstelling van medewerkers of artiesten. Geef vrijwilligers en sponsors kant-en-klare teksten en beelden om te delen. Spreek af wie reacties en privéberichten opvolgt.

Gebruik je foto’s van bezoekers? Controleer vooraf welke toestemming nodig is voor het maken en publiceren ervan. De Gegevensbeschermingsautoriteit legt het recht op afbeelding uit.

Maak ticketinformatie volledig

Vermeld duidelijk wat een ticket omvat, welke kosten erbij komen en tot wanneer een tarief geldt. Leg ook uit of bezoekers hun ticket digitaal kunnen tonen, of verkoop aan de deur mogelijk is en waar ze terechtkunnen bij problemen.

Test het aankoopproces op een smartphone. Controleer of de bevestigingsmail het ticket, de juiste datum en locatie bevat. Een korte, herkenbare ticketlink helpt bezoekers om rechtstreeks bij de juiste verkoop terecht te komen.

Houd bezoekers voor, tijdens en na het feest op de hoogte

Stuur tickethouders vooraf een praktische herinnering met openingsuren, vervoersmogelijkheden, toegankelijkheidsinformatie en eventuele huisregels. Wijs binnen je team één persoon aan die belangrijke wijzigingen communiceert.

Verandert het programma of heeft slecht weer gevolgen? Werk de centrale evenementpagina bij en informeer betrokken bezoekers rechtstreeks via het beschikbare contactkanaal. Vermeld steeds wat er verandert en wat bezoekers moeten doen.

Bedank na afloop bezoekers, vrijwilligers en sponsors. Vergelijk daarna welke kanalen bezoekers en ticketverkopen opleverden. Gebruik die inzichten om je volgende promotiecampagne gerichter te plannen.